Was verbirgt sich hinter einer Checkliste für den A3-Report?
Hinter einem A3-Report oder dem A3-Modell verbirgt sich eine Problemlösungsmethode, die normalerweise von Managern und Vorgesetzten verwendet wird, um Probleme in einem Geschäftsumfeld zu identifizieren, zu verstehen und zu lösen. Ursprünglich in der Lean-Management-Philosophie des Toyota Produktion-Systems (TPS) beheimatet, wird es heute von verschiedenen Branchen verwendet, die ihre Betriebsqualität und Effizienz verbessern wollen.
Eine Checkliste für den A3-Report einzusetzen, vereinfacht das Sammeln der gewünschten Informationen, das Analysieren des Problems und das Planen der Lösung
Dieser Artikel erläutert kurz:
1. Die Top 3 Gründe, für einen A3-Report
2. Der PDCA-Zyklus in der A3-Report-Vorlage
3. Aufbau von einem A3-Report-Formular
4. Wann kein A3-Report-Formular verwendet wird
5. Technologie zur Unterstützung eines A3-Reports
Die 3 wichtigsten Gründe einen A3-Report durchzuführen
Trotz der Fülle von Problemlösungsmethoden (von 8D-Diagrammen, über die 5 Why Methode, bis hin zu CAPA-Berichten, etc.) gibt es immer noch gute Gründe für Unternehmen, A3-Reports zu einem festen Bestandteil des Unternehmens zu machen. Wenn du einen A3-Report nicht dort erstellst, wo es notwendig ist, kann dies zu Projektausfällen, Produktivitätsverlusten und Prozessineffizienz führen.
1. Es ist ein vielseitiges Werkzeug zur Problemlösung
Ein erfolgreiches Unternehmen ist ein Unternehmen, das ständig bestrebt ist, mit maximaler Kapazität zu arbeiten. Das A3-Reporting hilft, dieses Ideal zu erreichen, indem es Probleme, Schwachstellen und Unklarheiten im Geschäftsprozess identifiziert. Aus den gewonnenen Erkenntnissen können mögliche Lösungen entwickelt werden. Der A3-Report kann durch sorgfältige Analyse, Zusammenarbeit und kritisches Denken an fast jede Art von Unternehmen oder Branche angepasst werden.
2. Zum Aufbau einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung
Die Integration der PDCA-Methode in ihren operativen Rahmen hilft Unternehmen,sich allen Herausforderungen zu stellen, die sich negativ auf ihren Betrieb auswirken konnten, z.B. neue Trends, Wettbewerber oder eine Veränderung der wirtschaftlichen Lage.
3. Um abteilungsübergreifend zu kommunizieren
Obwohl nicht in erster Linie als Kommunikationsmittel konzipiert, kann ein A3-Report verwendet werden, um verschiedene Funktionen und Interessengruppen über operative Probleme und Plä;ne zu deren Löung zu informieren. Es ist besonders effektiv, da sein einseitiges Schema nur die wichtigsten Details zu der Angelegenheit enthät.
Neben seiner Funktion als Problemlösungs- und Berichtswerkzeug eignet sich der A3-Reportl auch für Geschäftsvorschläl;ge und kann für die Unternehmensplanung eingesetzt werden.
Der PDCA-Zyklus in der A3-Report-Vorlage
Jedes A3-Report-Muster verwendet den PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act, dt. Planen-Umsetzen-Prüfen-Handeln-Zyklus) – eine gängige Managementmethode. Der wissenschaftliche Ansatz dahinter, zielt darauf ab:
- Die gewünschten Ergebnisse und den Lösungsvorschlag zur Erreichung dieses Ziels festzulegen (Plan)
- Die vorgeschlagene Lösung und gesammelten Daten auf ihre Wirksamkeit hin zu testen (Umsetzen)
- Die aus dem Test gewonnenen Daten und aus dem Vergleich der Ergebnisse mit dem gewünschten Ergebnis zu analysieren (Prüfen)
- Die Lösung auf Basis der Daten aus den Phasen „Umsetzen“ und „Prüfen“ bis zur Zielerreichung anzupassen (Handeln)
Aufbau eines A3-Formulars
Eine Vorlage für den A3-Report wird in sieben Analyse- und Arbeitsschritte unterteilt. Diese Schritte werden durchlaufen, wenn ein Problem gelöst oder ein neuer Standard eingeführt werden soll. Es wird zunächst mit den vier Analyseschritten begonnen, die sich auf die Plan-Phase des PDCA-Zyklus beziehen. Die restlichen drei Arbeitschritte spiegeln die Do-, Check- und Act-Phasen des Zyklus wider.
1. Hintergrund und Probleme beschreiben
In diesem Schritt wird das Problem beschrieben. Es muss so beschrieben werden, dass alle beteiligten Mitarbeiter das Problem und dessen Auswirkungen verstehen. Außerdem sollte die Beschreibung die Relevanz der Problemlösung für das Erreichen der Unternehmensziele aufzeigen.
2. Aktuelle Situation erfassen
In diesem Abschnitt wird der Ist-Zustand möglichst plastisch beschrieben. Dies kann unterstützt werden, indem Fakten anschaulich in Tabellen und Grafiken dargestellt werden, um zu zeigen, was tatsächlich passiert. Davon wird sich erhofft die Entstehung des Problems zu identifizieren und zu analysieren, sowie was die Betroffenen davon abhält, den Soll-Zustand zu erreichen.
3. Zielzustand beschreiben
Der Soll-Zustand muss klar definiert werden. Es bringt in der Regel mehr, von angestrebten Ziel aus, rückwärts zu denken, als planlos nach einem Ziel zu suchen. In diesem Schritt muss auch geklärt werden, wie der Ziel-Zustand erreicht werden soll. Welche Messmethoden sollen eingesetzt werden, um den Erfolg zu messen. Welche Basis oder Kennzahl wird als Vergleichsmaßstab herangezogen?
4. Ursachenanalyse durchführen
Die Ursachenanalyse zielt darauf ab, die Faktoren zu bestimmen, die einen direkten Einfluss auf das Problem haben. Aus den Einflussfaktoren lassen sich Ansatzpunkte für wirksame Maßnahmen ableiten. Es kann ein Ishikawa-Diagramm eingesetzt werden, um die Problemursachen zu sammeln.
5. Gegenmaßnahmen vorschlagen
Bei diesem Schritt werden alle Maßnahmen aufgelistet, die dazu beitragen, den Soll-Zustand zu erreichen. Dazu zählen Maßnahmen zur Beseitigung der Problemursachen und zur Verbesserung des Ist-Zustands. Dabei sollten die folgenden Fragen beantwortet werden: Was ist jeweilige (Teil-)Problem? Wie wird das Problem gelöst? Wer ist verantwortlich? Wann wird die Maßnahme ausgeführt? Wo wird sie durchgeführt?
6. Erfolgswirkung prüfen
Ein wichtiger Schritt bei der A3-Methode mit Vorlage, der nicht vernachlässigt werden sollte. Hier wird überprüft, ob die Maßnahmen zum geplanten Ergebnis geführt haben. Bei einer Zielabweichung werden die Gründe aufgeführt. Die erzielte Wirkung der Maßnahmen wird dabei quantifiziert. Eine grafische Darstellung der gemessenen Wirkung erhöht die Verständlichkeit.
7. Standardisierung und Follow-up
Im letzten Schritt wird der Gesamtprozess evaluiert. Dabei wird reflektiert, welche Maßnahmen ergriffen werden sollten, um die erreichten Verbesserungen zu sichern oder weiter voranzutreiben. Maßnahmen, die besonders erfolgreich sind, werden standardisiert. Darüber hinaus wird überlegt, wie die gesammelte Erfahrung bei anderen Aufgaben und Problemen angewendet werden kann und welche anderen Unternehmensbereiche von den Lösungen profitieren könnten.
Wann kein A3-Report verwendet werden sollte
Ein A3-Report ist effektiv und flexibel, wenn er vom richtigen Mitarbeiter betreut wird. Einige Probleme sind jedoch nicht komplex genug, als dass sie einen A3-Report erfordern, oder können mit alternativen Problemlösungsmodellen besser gelöst werden.
Wenn ein Problem mit einer einfachen, offensichtlichen Lösung leicht behoben werden kann
Die Verwendung von einem A3-Report für etwas so Einfaches wie das Anziehen einer losen Schraube oder die Aktualisierung einer fehlerhaften Eingabe in einer Kalkulationstabelle ist unnötig. A3-Reports sollten für komplexe Themen benutzt werden, die eine sorgfältige Analyse, kritisches Denken und ein gesamtes Team zur Lösung erfordern.
Wenn ein Problem und die vorgeschlagene Lösung zu komplex sind, um nur eine Seite zu füllen
Das Ausmaß und die Auswirkungen eines Problems müssen richtig bewertet werden, bevor sich ein Team entscheidet, ein A3-Report zur Lösung des Problems zu verwenden. In Fällen, in denen ein A3-Report nicht ausreicht, können andere, gründlichere Problemlösungsmodelle wie der 8D-Report die bessere Wahl sein.
Technologie zur Unterstützung einer A3-Report-Vorlage
Die Effektivität des A3-Modells hängt stark von der erfolgreichen Analyse und Interpretation der Daten ab. Mit einer vielseitigen App zur Datenerfassung, Analyse und Vorlagenerstellung wie Lumiform können Unternehmen die Vorteile von einem A3-Problemlösungsblatt optimal nutzen.
Eine Vorlage für den A3-Report kann einfach über die App per Tablet oder Smartphone ausgefüllt werden – online oder offline. Die A3-Report-Vorlage wird einfach über die Desktop-Software erstellt und steht sofort allen verantwortlichen Mitarbeiter zur Verfügung. Die Daten werden mit dem jeweiligen Mobilgerät vor Ort gesammelt und anschließend in der Desktop-Version ausgewertet.
Mit Lumiform werden alle Mitarbeiter durch alle Dokumentationsprozesse geführt, dadurch wird das Risiko für Dokumentationsfehler deutlich verringert. Die digitale Lösung für den A3-Report bietet noch viele weitere Vorteile:
- Alle Prüfungsergebnisse werden automatisch in einem Bericht gebündelt und können an Stakeholder verschickt werden.
- Echtzeit-Daten über interne Prozesse generieren. Damit wird Qualität und Sicherheit messbar gemacht und anhand der gesammelten Daten stetig Prozesse optimiert.
- Die Effizienz interner Prozesse steigern: Durch effizientere Kommunikation innerhalb des Teams, mit Drittanbietern und mit dem Management sowie dem schnelleren Melden von Problemen, werden diese bis zu 4x schneller gelöst als zuvor.
- Alle Daten werden zentral gespeichert und sind jederzeit Zugriffsbereit.
- Umfangreiche Analysen helfen dabei ineffiziente Bereiche im Unternehmen schneller aufzudecken und somit Prüfungsprozesse kontinuierlich zu verbessern.
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